Kernprozesse im Detail

•    Vermieter- und Objektdatenbank

In einem ersten Schritt werden alle im Tourismusverband vorhandenen Vermieter- und Objektdaten in das System übernommen (z.B. Excel-Import). Die kompletten Daten werden zentral abgespeichert und können jederzeit bearbeitet und aktualisiert werden. Dadurch sind Auswertungen der Daten (z.B. für Gästeehrung) schnell und einfach abrufbar. Alle Vermieter- und Gästedaten können zusätzlich für weitere Ausgabemedien (Gastgeberverzeichnis, Web,…) verwendet werden.

•    Gästemeldung und Gästedatenbank

Gästemeldungen können entweder vom Vermieter vor Ort oder durch die Tourist-Information, die Gemeinde oder den Tourismusverband (globaler Zugriff) vollzogen werden. Durch eine spezifische Nutzer- und Rechteverwaltung greift jeder Vermieter auf seine individuelle Gästedatenbank zu (Zugriff auf Gäste der zugeteilten Unterkunft). Hierbei können neue Gäste angelegt, sowie bestehende Gästedaten für eine neue Meldung verwendet werden. Der Meldevorgang wird je nach Wunsch in verschiedene Arten gegliedert (Standardmeldung, Gruppen, Dauergäste…).
Alle Meldungen werden in der zentralen Gästedatenbank gespeichert, wobei nur die TI Vollzugriff auf die komplette Datenbank mit den Meldungen aller Objekte hat.

•    Abrechnung von Kurtaxe und Fremdenverkehrsbeiträgen

Rechnungsstellung:
Kurtaxe-Rechnungen beziehen sich auf einen definierten Zeitraum (z.B. ein Monat vom ersten bis zum letzten Tag des Monats). Die Abrechnung der Kur- und Fremdenverkehrsbeiträge nach definiertem Zeitraum ist im System integriert. Vorgaben des Ortes wie Kurzonen, Saisonzeiten, Gästearten werden vom System berücksichtigt. Die einzelnen, spezifischen Vermieterrechnungen werden vom System als PDF zum Download zur Verfügung gestellt. Schnittstellen zu allen gängigen Systemen der Finanzbuchhaltung (FiBu Schnittstelle) sind integriert.

Gutschriften / Lastschriften
Bei jedem Rechnungsexport prüft das System alle rechnungsbezogenen Änderungen des Vormonats. Alle Differenzen werden in Form einer Gutschrift/Lastschrift auf der aktuellen Monatsrechnung des Betriebs mit aufgeführt. Werden nach Rechnungsexport Änderungen vorgenommen, werden diese Differenzen bei der Folgerechnung als Gutschrift/Lastschrift aufgeführt.

•    Gültigkeitscheck für Gästekarten

Durch personalisierte Gästekarten (ID, Name,…) ist eine Übertragung an andere Personen ausgeschlossen. Durch den auf der Gastkarte gedruckten Barcode kann mittels Scanner jederzeit ein Online-Abgleich der Gültigkeit erfolgen. Hierbei wird auf die im System hinterlegten Gästedaten in Echtzeit zugegriffen. Durch Offline-Scanning mittels mobiler Einheiten kann ein Datenabgleich erfolgen, sobald eine Verbindung zur Datenbank besteht.
Werden Gästedaten im System so verändert, dass dies Einfluss auf die Kurtaxenberechnung hat, schreibt das System diese Änderung in Form eines Reports mit („dubiose Meldungen“). Dieser kann jederzeit von der Tourist-Information / Gemeinde nach Auffälligkeiten ausgewertet werden.

•    Mehrwertsystem

Durch die mit der Gastkarte verbundenen Inklusivleistungen ergibt sich für den Gast ein erheblicher Mehrwert. Dieser Mehrwert steigert die Attraktivität des touristischen Angebots vor Ort durch die Einbindung von Freizeitbetrieben und Vergünstigungen für z.B. öffentliche Verkehrsmittel, Parkplätze (Parkkarte in Verbindung mit Meldeschein). Die Gastkarte kann als Bonuskarte in einem Bonussystem verwendet werden.
Gezieltes Gästetracking (scannen der Gastkarten/Gästedatenbank) ermöglicht für die teilnehmenden Freizeitbetriebe und Unternehmen eine präzise Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand.